Regulasi Background Screening di Indonesia: PBI, POJK, dan UU PDP untuk HR

Regulasi background screening di Indonesia belum berada dalam satu aturan tunggal yang berlaku untuk seluruh perusahaan dan industri. Namun, bukan berarti proses verifikasi kandidat tidak memiliki dasar regulasi. Sejumlah ketentuan dari Bank Indonesia, Otoritas Jasa Keuangan (OJK), hingga Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) membentuk kerangka yang perlu diperhatikan perusahaan ketika melakukan background check dan verifikasi kandidat.

Bagi HR dan pemimpin bisnis, memahami regulasi background screening penting bukan hanya untuk memenuhi aspek kepatuhan, tetapi juga untuk memastikan proses verifikasi kandidat dilakukan secara proporsional, aman, dan sesuai dengan tujuan rekrutmen.

Artikel ini membahas perkembangan background screening di Indonesia secara kronologis, mulai dari konsep Know Your Employee (KYE) dalam kerangka anti-pencucian uang, berbagai POJK yang berkaitan dengan integritas dan manajemen risiko, hingga UU PDP yang mengatur bagaimana data pribadi kandidat dapat dikumpulkan dan diproses.

Baca juga: Checklist operasional background screening untuk HR: dari persiapan hingga laporan final.

Cikal Bakal: Konsep KYE dalam Kerangka Anti-Money Laundering

PBI 14/3/PBI/2012 dan Awal Konsep Know Your Employee (KYE): Program Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Terorisme bagi Penyelenggara Jasa Sistem Pembayaran Selain Bank

Jika ada satu titik awal yang paling tepat untuk menelusuri regulasi background screening di Indonesia, titik itu ada di Peraturan Bank Indonesia Nomor 14/3/PBI/2012 tentang Program Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Terorisme bagi Penyelenggara Jasa Sistem Pembayaran Selain Bank.

PBI ini adalah salah satu regulasi pertama yang memperkenalkan konsep Know Your Employee (KYE) secara eksplisit dalam konteks peraturan di Indonesia. Konsep KYE adalah kewajiban institusi keuangan untuk mengenal dan memahami karyawannya sendiri, terutama mereka yang berada di posisi yang berpotensi terlibat dalam praktik pencucian uang atau pendanaan terorisme.

KYE dalam PBI ini terinspirasi dari standar internasional yang dikembangkan oleh Financial Action Task Force (FATF), badan antar pemerintah yang menetapkan standar global untuk pemberantasan pencucian uang dan pendanaan terorisme. Salah satu rekomendasi FATF adalah bahwa institusi keuangan harus memiliki program untuk menilai integritas karyawan mereka, terutama yang memegang akses ke transaksi keuangan.

Yang penting untuk dipahami dari PBI 14/3/PBI/2012 adalah konteksnya: regulasi ini dirancang untuk mencegah kejahatan keuangan yang sangat spesifik, yaitu pencucian uang dan pendanaan terorisme. KYE di sini bukan tentang verifikasi riwayat pekerjaan atau keaslian ijazah secara umum, tapi tentang memastikan bahwa karyawan tidak memiliki afiliasi atau rekam jejak yang berkaitan dengan kejahatan keuangan.

Namun, PBI ini membuka precedent yang sangat penting: regulator Indonesia untuk pertama kalinya secara formal mengakui bahwa mengenal karyawan, bukan hanya nasabah, adalah kewajiban yang punya dasar hukum dalam konteks manajemen risiko institusi keuangan.

Baca juga: Background check vs background screening: Apa bedanya?

Gap yang Belum Tertutup

PBI 14/3/PBI/2012 terbatas pada penyelenggara jasa sistem pembayaran non-bank dan berfokus pada konteks APU-PPT. Cakupannya tidak menyentuh institusi keuangan yang lebih luas, dan sama sekali tidak berlaku untuk industri di luar sektor keuangan.

Fit & Proper Test: Standar yang Hanya Menyentuh Puncak Organisasi

POJK 27/POJK.03/2016:Fit and Proper Test untuk Pihak Utama LJK: Penilaian Kemampuan dan Kepatutan bagi Pihak Utama Lembaga Jasa Keuangan

POJK 27/POJK.03/2016 adalah regulasi yang paling dikenal di industri keuangan ketika membicarakan verifikasi orang dalam konteks rekrutmen. Regulasi ini mewajibkan penilaian kemampuan dan kepatutan, yang dalam praktiknya mencakup pemeriksaan integritas dan rekam jejak, untuk pihak utama lembaga jasa keuangan.

Yang dimaksud pihak utama dalam regulasi ini adalah Direksi, Komisaris, Pejabat Eksekutif tertentu, dan Pemegang Saham Pengendali. Ini adalah posisi-posisi yang paling tinggi dalam struktur lembaga keuangan, dan verifikasi yang diwajibkan dilakukan oleh OJK sendiri, bukan oleh institusi yang bersangkutan.

Fit & Proper Test yang dijalankan OJK mencakup penilaian atas integritas, yakni apakah yang bersangkutan pernah terlibat dalam tindakan yang merugikan institusi keuangan, penipuan, atau pelanggaran hukum yang signifikan. Mencakup pula kompetensi, reputasi keuangan termasuk riwayat kredit, dan kelayakan secara regulasi.

Proses ini dilaksanakan sesuai prosedur yang ditetapkan OJK dan hasilnya menentukan apakah seseorang diizinkan untuk memegang posisi tersebut di lembaga keuangan yang diawasi. Informasi lebih lanjut tentang prosedur ini tersedia di portal OJK.

Ini adalah standar verifikasi yang sangat kuat untuk posisi yang tercakup. Tapi cakupannya adalah kelemahannya yang paling serius.

Gap yang Belum Tertutup

POJK 27/2016 hanya mencakup Direksi, Komisaris, dan Pejabat Eksekutif tertentu. Karyawan operasional yang dalam praktiknya justru paling banyak berhadapan langsung dengan transaksi nasabah, seperti teller, credit officer, staf IT, dan staf keuangan, tidak tercakup dalam regulasi ini sama sekali. Padahal risiko fraud internal di lembaga keuangan sangat sering melibatkan karyawan di level operasional, bukan hanya eksekutif puncak.

Manajemen Risiko Bank: Ketika SDM Disebut tapi Tidak Distandarkan

POJK 18/POJK.03/2016: Manajemen Risiko dan Risiko SDM: Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum

POJK 18/POJK.03/2016 tentang Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum adalah regulasi yang lebih luas cakupannya dibandingkan POJK 27. Regulasi ini mengatur bagaimana bank umum harus mengelola delapan jenis risiko utama, salah satunya adalah risiko operasional.

Di dalam kerangka risiko operasional, POJK 18 mengakui bahwa sumber daya manusia adalah salah satu faktor risiko yang perlu dikelola. Ini adalah pengakuan penting dari regulator bahwa karyawan bukan hanya aset, tapi juga sumber risiko yang perlu ditangani secara terstruktur.

Namun POJK 18 tidak menerjemahkan pengakuan ini ke dalam standar yang konkret. Tidak ada ketentuan yang mewajibkan bank untuk menjalankan background screening terstandar sebagai bagian dari pengelolaan risiko SDM. Regulasi ini memberikan kerangka konseptual tentang perlunya mengelola risiko yang bersumber dari SDM, tapi menyerahkan kepada masing-masing bank untuk menentukan bagaimana cara melakukannya.

Hasilnya adalah variasi yang sangat besar antar bank dalam standar verifikasi karyawan mereka. Bank besar dengan departemen kepatuhan yang matang biasanya sudah memiliki proses yang cukup terstruktur. Bank yang lebih kecil, terutama BPR dan bank daerah, sering kali mengandalkan proses yang jauh lebih informal.

Baca juga: 7 tanda CV palsu yang sering lolos dari HR dan cara mendeteksinya

Gap yang Belum Tertutup

POJK 18/2016 menyebut risiko SDM sebagai bagian dari risiko operasional yang perlu dikelola, tapi tidak mewajibkan background screening terstandar sebagai instrumen pengelolaan risiko tersebut. Tidak ada panduan implementasi yang spesifik, sehingga standar di lapangan sangat bervariasi.

POJK 12/2024: Anti-Fraud yang Kuat tapi Belum Menyentuh Rekrutmen

POJK 12/2024: Strategi Anti-Fraud bagi Lembaga Jasa Keuangan: Penerapan Strategi Anti-Fraud bagi Lembaga Jasa Keuangan

POJK 12/2024 adalah regulasi terbaru dan paling komprehensif yang berkaitan dengan pencegahan fraud di lembaga jasa keuangan. Berlaku efektif Oktober 2024, regulasi ini mewajibkan setiap LJK untuk memiliki dan mengimplementasikan strategi anti-fraud yang mencakup empat pilar: pencegahan, deteksi, investigasi, dan pemulihan.

Dalam pilar pencegahan, POJK 12/2024 mewajibkan LJK untuk membangun budaya anti-fraud yang kuat, termasuk melalui edukasi dan pelatihan karyawan, kebijakan pelaporan pelanggaran, dan penguatan tata kelola internal. Ini adalah langkah yang sangat positif dan signifikan dalam lanskap regulasi keuangan Indonesia.

Namun ada satu gap yang cukup mencolok: POJK 12/2024 tidak secara eksplisit mensyaratkan background screening saat rekrutmen sebagai instrumen pencegahan fraud yang konkret. Padahal secara logis, pencegahan fraud yang paling efektif adalah memastikan bahwa orang yang masuk ke dalam organisasi sudah diverifikasi riwayat dan integritasnya sebelum diberi akses ke sistem dan aset LJK.

Dalam praktiknya, banyak LJK yang membaca POJK 12/2024 dan kemudian memperketat proses rekrutmen mereka secara sukarela sebagai bagian dari implementasi strategi anti-fraud. Tapi tanpa kewajiban yang eksplisit, standarnya tetap bervariasi.

Gap yang Belum Tertutup

POJK 12/2024 mewajibkan pencegahan fraud termasuk budaya anti-fraud dan pelatihan, tetapi tidak secara eksplisit mensyaratkan background screening saat rekrutmen sebagai instrumen pencegahan yang wajib. Ini adalah gap yang cukup signifikan mengingat bahwa fraud internal seringkali dimulai dari karyawan yang bergabung dengan rekam jejak yang tidak pernah diverifikasi.

POJK 42/2024: Fintech yang Berkembang Pesat, Regulasi yang Masih Mengejar

POJK 42/2024: Manajemen Risiko pada Lembaga Keuangan Non-Bank: Penerapan Manajemen Risiko bagi Lembaga Keuangan Non-Bank

Industri fintech di Indonesia berkembang dengan kecepatan yang luar biasa. Platform P2P lending, dompet digital, layanan pembayaran, dan berbagai model bisnis keuangan baru terus bermunculan dan tumbuh dengan cepat, seringkali jauh melampaui kecepatan regulasi yang mengikutinya.

POJK 42/2024 mengatur penerapan manajemen risiko untuk lembaga keuangan non-bank (IKNB), yang mencakup berbagai jenis entitas fintech. Regulasi ini mengakui perlunya standar manajemen risiko yang lebih ketat untuk sektor yang berkembang sangat dinamis ini.

Namun dalam konteks background screening dan KYE, POJK 42/2024 belum memberikan kerangka yang spesifik. Perusahaan P2P lending yang memproses miliaran rupiah transaksi pinjaman setiap bulannya dan yang memiliki akses ke data keuangan jutaan pengguna belum memiliki standar minimum yang jelas tentang bagaimana karyawan mereka seharusnya diverifikasi sebelum bergabung.

Ini menciptakan situasi yang paradoksal: perusahaan fintech yang inovasinya sangat bergantung pada kepercayaan pengguna justru beroperasi dalam kerangka regulasi SDM yang lebih longgar dibandingkan bank konvensional yang lebih tradisional.

Gap yang Belum Tertutup

POJK 42/2024 mengatur manajemen risiko IKNB secara umum, tetapi belum ada KYE framework yang spesifik untuk perusahaan fintech, termasuk P2P lending yang berkembang pesat. Standar verifikasi karyawan di sektor fintech sangat bervariasi dan tidak ada benchmark minimum yang ditetapkan regulator.

UU PDP No.27/2022: dan Background Screening di Indonesia

UU No.27/2022: Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi

Dari semua regulasi yang dibahas dalam artikel ini, UU Perlindungan Data Pribadi No.27/2022 adalah yang paling langsung dan paling komprehensif dalam mengatur cara background screening boleh dan harus dijalankan di Indonesia. Dan yang paling penting, cakupannya tidak terbatas pada industri tertentu. UU PDP berlaku untuk semua entitas, baik publik maupun swasta, yang mengumpulkan dan memproses data pribadi di Indonesia.

Dalam konteks background screening, UU PDP menetapkan beberapa ketentuan yang tidak bisa diabaikan. Pertama, setiap pengumpulan data pribadi, termasuk data kandidat dalam proses rekrutmen, harus didasarkan pada persetujuan yang eksplisit dan spesifik dari subjek data. Kandidat harus tahu data apa yang dikumpulkan, untuk tujuan apa, dan siapa yang akan mengaksesnya sebelum memberikan persetujuan.

Kedua, data yang dikumpulkan harus proporsional dengan tujuan yang dinyatakan. Ini berarti komponen verifikasi yang dipilih harus bisa dijustifikasi berdasarkan kebutuhan posisi yang direkrut. Mengumpulkan data yang tidak relevan dengan keputusan hiring adalah pelanggaran prinsip proporsionalitas UU PDP.

Ketiga, ada kewajiban keamanan data yang mengharuskan data kandidat disimpan dan dikelola dengan cara yang mencegah akses tidak sah atau kebocoran. Ini langsung berdampak pada cara laporan background screening disimpan dan siapa yang boleh mengaksesnya.

Keempat, subjek data memiliki hak untuk mengakses, mengoreksi, dan meminta penghapusan data mereka. Ini berarti perusahaan harus memiliki mekanisme untuk merespons permintaan seperti ini dari kandidat. Ketentuan lengkap UU PDP tersedia di situs resmi BPK.

Pelanggaran UU PDP dapat berujung pada sanksi administratif berupa denda hingga 2 persen dari pendapatan tahunan, dan untuk pelanggaran yang lebih serius, sanksi pidana. Ini menjadikan kepatuhan terhadap UU PDP bukan hanya kewajiban etis tapi kewajiban hukum dengan konsekuensi yang nyata.

Baca juga: UU PDP dan background check: Panduan kepatuhan untuk HR dan proses rekrutmen modern.

Apakah background screening wajib di Indonesia?

Apakah background screening wajib dilakukan oleh semua perusahaan di Indonesia? Belum ada satu regulasi yang secara umum mewajibkan seluruh perusahaan dan seluruh industri untuk melakukan background screening terhadap setiap kandidat.

Kewajiban dan standar verifikasi dapat berbeda berdasarkan sektor, jenis perusahaan, posisi, serta regulasi yang berlaku. Pada sektor jasa keruangan terdapat sejumlah ketentuan terkait penilaian kemampuan dan kepatutan, manajemen risiko, serta strategi anti-fraud. Sementara itu, UU PDP mengatur bagaimana data pribadi harus diproses Ketika perusahaan melakukan verifikasi kandidat.

UU PDP dan Implikasinya untuk Semua Perusahaan

UU PDP No.27/2022 adalah satu-satunya regulasi dalam daftar ini yang berlaku untuk semua perusahaan di semua industri. Ini berarti bahkan perusahaan di luar sektor keuangan yang tidak memiliki kewajiban regulasi sektoral terkait background screening tetap wajib mematuhi UU PDP dalam setiap proses verifikasi kandidat yang mereka jalankan.

Ringkasan: Peta Regulasi Background Screening di Indonesia

Berikut adalah ringkasan dari keseluruhan regulasi yang relevan dengan background screening di Indonesia beserta catatan tentang gap yang masih ada di masing-masing.

1. PBI 14/3/PBI/2012 BerlakuCikal bakal KYE dalam konteks APU-PPT. Hanya berlaku untuk penyelenggara jasa sistem pembayaran non-bank.

2. POJK 27/POJK.03/2016 BerlakuFit & Proper Test hanya untuk Direksi dan Komisaris. Karyawan operasional tidak tercakup sama sekali.

3. POJK 18/POJK.03/2016 BerlakuMenyebut risiko operasional SDM namun tidak mensyaratkan background screening terstandar.

4. POJK 12/2024 Berlaku (Okt 2024)Strategi Anti-Fraud LJK. Wajibkan pencegahan fraud tapi tidak mensyaratkan screening rekrutmen secara konkret.

5. POJK 42/2024 BerlakuManajemen risiko IKNB dan fintech. Belum ada KYE framework spesifik untuk P2P lending.

6. UU PDP No.27/2022 Berlaku Mengatur cara data kandidat dikumpulkan dan diproses. Paling langsung relevan dengan proses background screening.

Dari datadi atas, pola yang terlihat sangat jelas: regulasi yang ada di Indonesia berkembang secara sektoral dan bertahap, dengan masing-masing regulasi menutup satu bagian dari gambar besar tanpa ada satu kerangka yang komprehensif. Gap yang paling signifikan adalah tidak adanya standar minimum yang berlaku untuk karyawan operasional di lembaga keuangan, dan tidak adanya kewajiban background screening sama sekali di industri di luar sektor keuangan.

Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan di Tengah Gap Regulasi Ini

Ketiadaan kewajiban regulasi yang komprehensif bukan alasan untuk tidak membangun proses background screening yang solid. Justru sebaliknya. Perusahaan yang menunggu regulasi untuk memaksa mereka baru memulai akan selalu berada dalam posisi reaktif, dan ketika regulasi datang, waktu untuk membangun sistem yang baik akan jauh lebih terbatas.

Ada tiga langkah pragmatis yang bisa segera diambil.

Pertama, penuhi kewajiban yang sudah ada sekarang. UU PDP No.27/2022 berlaku untuk semua perusahaan. Pastikan bahwa setiap proses verifikasi kandidat yang dijalankan sudah memenuhi ketentuan tentang persetujuan, proporsionalitas, keamanan data, dan hak subjek data.

Kedua, untuk perusahaan di sektor keuangan, lakukan penilaian mandiri terhadap apakah proses rekrutmen yang ada sudah memenuhi semangat dari POJK 18/2016 dan POJK 12/2024 tentang pengelolaan risiko SDM dan strategi anti-fraud. Bahkan tanpa kewajiban yang eksplisit, memiliki proses yang terdokumentasi adalah posisi yang jauh lebih kuat jika ada pemeriksaan dari OJK.

Ketiga, untuk semua industri, membangun program background screening yang terstruktur sekarang memberikan keunggulan kompetitif yang nyata: kualitas rekrutmen yang lebih baik, risiko yang lebih terkelola, dan posisi governance yang lebih solid untuk investor, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan eksternal.

MEVIS membantu perusahaan Indonesia menjalankan background screening yang sesuai dengan kerangka regulasi yang berlaku, termasuk UU PDP No.27/2022. Untuk memulai diskusi tentang bagaimana membangun program yang tepat untuk konteks perusahaan Anda, kunjungi mevisindo.com.

Baca juga: Berapa biaya background check karyawan di Indonesia?

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apa regulasi yang berkaitan dengan background screening di Indonesia?

Belum ada. Kewajiban yang paling mendekati ada di sektor keuangan melalui berbagai POJK, tapi cakupannya tidak mencakup semua posisi. UU PDP No.27/2022 berlaku untuk semua perusahaan tetapi mengatur cara proses dilakukan, bukan mewajibkan proses tersebut dilakukan.

2. Apa konsekuensi bagi perusahaan yang melakukan background screening tanpa mematuhi UU PDP?

Pelanggaran UU PDP bisa berujung pada sanksi administratif berupa teguran, denda hingga 2 persen dari pendapatan tahunan, atau untuk pelanggaran yang lebih serius, sanksi pidana bagi pihak yang bertanggung jawab. Selain itu ada risiko reputasi jika terjadi kebocoran data kandidat.

3. Apakah UU PDP mengatur background screening?

UU PDP tidak secara khusus menjadi regulasi yang mewajibkan semua perusahaan melakukan background screening. Namun, ketika perusahaan mengumpulkan dan memproses data pribadi kandidat, ketentuan UU PDP menjadi sangat relevan terhadap bagaimana proses tersebut dilakukan.

4. Apa hubungan KYE dengan background screening?

KYE atau Know Your Employee merupakan konsep yang berkaitan dengan mengenali dan memahami karyawan, terutama dalam konteks pengelolaan risiko pada sektor tertentu. Dalam dokumen ini, pembahasan KYE dimulai dari kerangka PBI 14/3/PBI/2012.

Mengapa perusahaan perlu memperhatikan regulasi background screening?

Karena proses verifikasi kandidat melibatkan data pribadi dan dapat berkaitan dengan risiko rekrutmen, kepatuhan, keamanan informasi, serta tata kelola perusahaan.

5. Apakah perusahaan fintech di luar sektor perbankan konvensional terikat oleh regulasi yang sama?

Sebagian besar perusahaan fintech yang mendapat izin dari OJK terikat oleh POJK yang relevan dengan jenis izin mereka, termasuk POJK 42/2024. Tapi standar KYE yang spesifik untuk sektor ini masih dalam perkembangan. UU PDP berlaku untuk semua perusahaan termasuk fintech.

6. Bagaimana MEVIS memastikan proses background screening sesuai dengan UU PDP?

Setiap proses background screening melalui MEVIS dimulai dengan pengumpulan persetujuan kandidat yang sesuai ketentuan UU PDP. Data dikelola dengan standar keamanan yang memadai, akses dibatasi hanya untuk pihak yang berwenang, dan klien mendapat panduan tentang kebijakan retensi data yang sesuai regulasi.

Referensi

PBI 14/3/PBI/2012 - Program APU-PPT bagi Penyelenggara Jasa Sistem Pembayaran: https://www.bi.go.id/id/peraturan/sistem-pembayaran/Pages/pbi_140312.aspx

POJK 27/POJK.03/2016 - Penilaian Kemampuan dan Kepatutan LJK: https://www.ojk.go.id/id/regulasi/Pages/POJK-tentang-Penilaian-Kemampuan-dan-Kepatutan-bagi-Pihak-Utama-Lembaga-Jasa-Keuangan.aspx

POJK 18/POJK.03/2016 - Manajemen Risiko bagi Bank Umum: https://www.ojk.go.id/id/regulasi/perbankan/peraturan-ojk/Pages/Peraturan-OJK-tentang-Penerapan-Manajemen-Risiko-bagi-Bank-Umum.aspx

POJK 12/2024 - Strategi Anti-Fraud bagi LJK: https://www.ojk.go.id/id/regulasi/Pages/Strategi-Anti-Fraud-Bagi-Lembaga-Jasa-Keuangan.aspx

UU No.27/2022 - Perlindungan Data Pribadi: https://peraturan.bpk.go.id/Details/228547/uu-no-27-tahun-2022

FATF - Rekomendasi Standar Internasional APU-PPT: https://www.fatf-gafi.org/en/topics/fatf-recommendations.html

Portal Regulasi OJK: https://www.ojk.go.id/id/regulasi/Pages/default.aspx

MEVIS - Background Screening Indonesia: https://mevisindo.com

Jalankan Background Screening yang Sesuai Regulasi Indonesia

MEVIS membantu perusahaan Anda memverifikasi kandidat dengan cara yang patuh terhadap UU PDP dan ketentuan regulasi yang berlaku.

Mulai dari Rp100.000 per kandidat | Akses Platform ONYX | mevisindo.com