Paket Background Screening: Cara MEVIS Menentukan Screening Berdasarkan Risk Profile dan Level Jabatan

Paket background screening mana yang paling tepat untuk perusahaan kami? Pertanyaan ini sering muncul ketika perusahaan mulai mempertimbangkan proses verifikasi kandidat. Sekilas, jawabannya terlihat sederhana: pilih paket dengan komponen pengecekan paling banyak. Namun, pendekatan seperti itu belum tentu menghasilkan proses screening yang paling efektif.

Kebutuhan screening setiap perusahaan berbeda. Perusahaan logistik yang merekrut banyak driver memiliki profil risiko yang berbeda dari firma konsultan yang merekrut senior partner. Bank yang merekrut teller juga menghadapi kebutuhan yang berbeda dari perusahaan teknologi yang merekrut software engineer dengan akses ke infrastruktur produksi. Begitu pula dengan perusahaan yang merekrut direktur keuangan yang akan memegang tanggung jawab besar terhadap informasi dan keputusan finansial.

Karena itu, MEVIS tidak memulai rekomendasi dari jumlah komponen atau sekadar katalog paket. Pendekatan MEVIS dimulai dengan memahami profil risiko posisi, level tanggung jawab, industri, regulasi, serta fungsi pekerjaan. Dari konteks tersebut, barulah komponen background screening yang paling relevan ditentukan.

Artikel ini menjelaskan framework yang digunakan MEVIS untuk merekomendasikan paket screening, termasuk 15 komponen pengecekan pada empat level posisi. Anda juga akan melihat bagaimana industri, fungsi jabatan, dan kebutuhan perusahaan dapat mengubah rekomendasi dasar.

Baca juga: Background check vs background screening?

Mengapa MEVIS Menggunakan Pendekatan Risk-Based?

Dalam layanan background screening, terdapat dua pendekatan yang umum digunakan. Pendekatan pertama berorientasi pada fitur: semakin banyak komponen yang ditawarkan, semakin terlihat lengkap sebuah paket. Pendekatan kedua berorientasi pada risiko: perusahaan terlebih dahulu memahami risiko posisi, kemudian memilih verifikasi yang benar-benar dibutuhkan.

MEVIS menggunakan pendekatan risk-based karena jumlah pengecekan bukan satu-satunya ukuran kualitas screening. Verifikasi yang tidak relevan dapat menambah biaya dan waktu tanpa memberikan informasi yang berarti bagi keputusan rekrutmen. Sebaliknya, screening yang terlalu terbatas untuk posisi berisiko tinggi dapat meninggalkan celah informasi yang justru penting bagi perusahaan.

Dalam praktiknya, rekomendasi paket background screening MEVIS dimulai dari tiga pertimbangan utama:

• Level dan tanggung jawab posisi semakin besar akses, kewenangan, dan dampak keputusan sebuah posisi, semakin besar pula kebutuhan verifikasinya.

• Industri dan regulasi sektor tertentu memiliki tuntutan kepatuhan dan profil risiko yang berbeda sehingga komponen screening perlu disesuaikan.

• Fungsi spesifik dalam organisasi dua posisi dengan level yang sama dapat memiliki risiko berbeda jika akses data, uang, sistem, pelanggan, atau pihak eksternal yang ditangani berbeda.

Hasil akhirnya bukan sekadar paket yang terlihat paling lengkap, tetapi rekomendasi yang dapat dijelaskan berdasarkan kebutuhan dan risiko nyata perusahaan.

Empat Level Paket Background Screening MEVIS

Super Level: Verifikasi Dasar untuk Posisi dengan Akses Terbatas

Super Level ditujukan untuk posisi dengan akses dan kewenangan yang relatif terbatas. Contohnya dapat mencakup posisi magang, staf pendukung dengan akses sistem minimal, atau pekerjaan operasional dengan tanggung jawab yang spesifik dan terukur.

Pada level ini, Identity Verification dan Contact Verification menjadi komponen dasar. Work History Check, Social Media & Internet Check, dan Criminal Record Check dapat dipertimbangkan sesuai konteks posisi. Sementara itu, pengecekan yang lebih mendalam seperti Litigation Check, Insolvency Check, atau PEP Check umumnya bukan prioritas kecuali terdapat risiko khusus yang mendasarinya.

Staff Level: Verifikasi Operasional untuk Individual Contributor

Staff Level relevan untuk banyak posisi kontributor individual dengan tanggung jawab operasional yang jelas. Pada level ini, verifikasi tidak lagi hanya berfokus pada identitas, tetapi juga mulai memastikan riwayat kerja, reputasi profesional, dan aspek lain yang relevan dengan pekerjaan.

Identity Verification, Contact Verification, Work History Check, Social Media & Internet Check, Criminal Record Check, Professional Certification Check, dan Reference Check dapat menjadi komponen yang direkomendasikan. Residential Check, Litigation Check, Global Watchlist Screening, dan Insolvency Check dapat ditambahkan berdasarkan fungsi serta industri. PEP Check tetap bersifat kontekstual dan tidak otomatis diperlukan untuk semua posisi.

Manager Level: Verifikasi Komprehensif untuk Posisi Kepemimpinan

Ketika kandidat akan memegang posisi manajerial, profil risikonya biasanya meningkat. Seorang manager dapat memimpin tim, mengambil keputusan yang berdampak pada orang lain, mengakses informasi yang lebih sensitif, mengelola anggaran, atau berhubungan dengan pihak eksternal.

Karena itu, cakupan screening pada Manager Level lebih komprehensif. Identity Verification, Contact Verification, Work History Check, Criminal Record Check, Credit History, Professional Certification Check, dan Work Performance/Reference Check menjadi komponen penting. Komponen lain dapat ditambahkan sesuai tanggung jawab dan risiko spesifik posisi.

High-Level / Executive: Verifikasi 360 Derajat

Untuk posisi executive atau pemimpin senior, kebutuhan screening dapat menjadi jauh lebih luas karena keputusan dan akses yang dimiliki berpotensi berdampak besar terhadap perusahaan.

Pada level ini, hampir seluruh komponen dapat menjadi bagian dari pendekatan best practice, termasuk PEP Check, Directorship & Conflict Check, Global Watchlist Screening, Insolvency Check, serta komponen verifikasi lainnya. Namun, rekomendasi akhir tetap perlu disesuaikan dengan fungsi, industri, yurisdiksi, dan kebutuhan perusahaan.

Baca juga: Cara melakukan background check karyawan

Tabel 15 Komponen Background Screening Berdasarkan Level Posisi

Tabel berikut merupakan titik awal rekomendasi. Status dapat berubah setelah MEVIS memahami industri, fungsi posisi, akses kandidat, dan risiko spesifik perusahaan.

• Best Practice(Critical Risk Mitigation)

• Recommended(Important for Most Roles)

• Relevant(Depends on Role/Industry)

• Not Priority(Not Required Unless Specific Risk)

Check Type

• Super Level

Identity Verification:(Recommended)

Contact Verification:(Recommended)

Work History Check: (Relevant)

Residential Check:(Relevant)

Social Media & Internet Check:(Relevant)

Criminal Record Check:(Relevant)

Litigation Check: (Not Priority)

Global Watchlist Screening:(Not Priority)

Insolvency Check:(Not Priority)

Credit History (IDI / BI Checking):(Not Priority)

Professional Certification Check:(Relevant)

Work Performance Check (Reference Check):(Relevant)

Directorship & Conflict Check:(Not Priority)

Anti-Corruption Check:(Not Priority)

PEP (Politically Exposed Person) Check:(Not Priority)

• Staff Level

Identity Verification:(Recommended)

Contact Verification:(Recommended)

Work History Check:(Recommended)

Residential Check:(Relevant)

Social Media & Internet Check:(Recommended)

Criminal Record Check:(Recommended)

Litigation Check:(Relevant)

Global Watchlist Screening:(Relevant)

Insolvency Check: (Relevant)

Credit History (IDI / BI Checking):(Relevant)

Professional Certification Check:(Recommended)

Work Performance Check (Reference Check):(Recommended)

Directorship & Conflict Check:(Relevant)

Anti-Corruption Check:(Recommended)

PEP (Politically Exposed Person) Check:(Not Priority)

• Manager Level

Identity Verification: (Best Practice)

Contact Verification:(Best Practice)

Work History Check:(Best Practice)

Residential Check:(Recommended)

Social Media & Internet Check:(Recommended)

Criminal Record Check:(Best Practice)

Litigation Check:(Recommended)

Global Watchlist Screening:(Recommended)

Insolvency Check:(Recommended)

Credit History (IDI / BI Checking):(Best Practice)

Professional Certification Check:(Best Practice)

Work Performance Check (Reference Check):(Best Practice)

Directorship & Conflict Check:(Relevant)

Anti-Corruption Check:(Recommended)

PEP (Politically Exposed Person) Check:(Relevant)

• High-Level / Executive

Identity Verification:(Best Practice)

Contact Verification:(Best Practice)

Work History Check:(Best Practice)

Residential Check:(Recommended)

Social Media & Internet Check:(Best Practice)

Criminal Record Check: (Best Practice)

Litigation Check:(Best Practice)

Global Watchlist Screening:(Best Practice)

Insolvency Check:(Best Practice)

Credit History (IDI / BI Checking):(Best Practice)

Professional Certification Check:(Best Practice)

Work Performance Check (Reference Check):(Best Practice)

Directorship & Conflict Check:(Best Practice)

Anti-Corruption Check:(Best Practice)

PEP (Politically Exposed Person) Check:(Best Practice)

Tabel ini adalah titik awal dari setiap diskusi dengan klien baru, bukan titik akhir. Konteks industri, fungsi spesifik posisi, dan kebutuhan regulasi tertentu dapat mengubah rekomendasi dari tabel dasar ini.

Baca juga: Komponen background screening yang bergeser di APAC.

Memahami 15 Komponen Background Screening

1. Identitas dan Kontak

Identity Verification dan Contact Verification merupakan fondasi proses background screening. Jika identitas atau informasi kontak kandidat tidak dapat dikonfirmasi dengan baik, proses verifikasi berikutnya berisiko dibangun di atas informasi yang tidak akurat. Karena itu, keduanya menjadi komponen dasar bahkan pada level posisi dengan risiko lebih rendah.

Residential Check dapat digunakan ketika informasi alamat atau data administratif tertentu memang relevan dengan kebutuhan perusahaan. Tujuannya bukan sekadar mengetahui tempat tinggal kandidat, tetapi membantu memastikan informasi yang dibutuhkan dalam proses administrasi dan verifikasi dapat diandalkan.

2. Riwayat Kerja, Pendidikan, dan Performa

Work History Check membantu perusahaan memastikan bahwa pengalaman kerja yang tercantum kandidat sesuai dengan fakta yang dapat dikonfirmasi. Reference Check melengkapi proses tersebut dengan memberikan konteks mengenai performa dan cara kerja kandidat berdasarkan sumber referensi yang relevan.

Untuk riwayat pendidikan, database PDDIKTI dapat digunakan sebagai salah satu sumber konfirmasi independen terhadap data pendidikan tinggi yang relevan. Professional Certification Check juga penting ketika sertifikasi tertentu berhubungan dengan kompetensi, kewenangan, atau kredibilitas profesional kandidat.

3. Catatan Hukum dan Kepatuhan

Criminal Record Check, Litigation Check, dan Global Watchlist Screening dapat membentuk lapisan verifikasi hukum dan kepatuhan. Kebutuhan masing-masing komponen tidak sama untuk setiap posisi; relevansinya perlu dilihat dari fungsi pekerjaan, industri, dan risiko yang hendak dikelola.

Global Watchlist Screening dapat menjadi semakin relevan bagi perusahaan yang memiliki operasi, pelanggan, vendor, atau kemitraan lintas negara. Anti-Corruption Check juga dapat diperkuat pada posisi yang berhubungan dengan pengadaan, pihak pemerintah, transaksi bernilai tinggi, atau area lain yang memiliki risiko integritas lebih besar.

4. Integritas Keuangan dan Korporat

Credit History melalui SLIK/iDeb, Insolvency Check, serta Directorship & Conflict Check dapat membantu menilai aspek risiko finansial dan hubungan korporat pada posisi tertentu. Komponen-komponen ini terutama perlu dipertimbangkan ketika kandidat akan memegang anggaran, mengambil keputusan finansial, mengelola pengadaan, atau berhubungan dengan pihak eksternal.

Hasil screening tidak seharusnya digunakan sebagai penilaian moral terhadap kandidat. Informasi tersebut lebih tepat ditempatkan sebagai salah satu input untuk menilai risiko yang relevan dengan tanggung jawab pekerjaan.

5. PEP Check

PEP Check digunakan untuk mengidentifikasi apakah kandidat termasuk Politically Exposed Person atau memiliki keterkaitan tertentu yang relevan dalam konteks kepatuhan dan risiko. Relevansinya sangat bergantung pada posisi, industri, jenis hubungan bisnis, dan kebutuhan compliance perusahaan.

Mengapa Industri dan Fungsi Posisi Dapat Mengubah Paket Screening?

Level jabatan memberikan kerangka awal, tetapi bukan satu-satunya faktor penentu. Fungsi pekerjaan dan industri dapat membuat kebutuhan screening pada dua posisi yang setara menjadi berbeda.

Sebagai contoh, PEP Check mungkin bukan prioritas untuk posisi staff pada perusahaan umum. Namun, kebutuhan tersebut dapat perlu dikaji kembali apabila posisi yang sama berada dalam fungsi yang memiliki exposure tinggi terhadap regulasi, transaksi tertentu, atau hubungan dengan pihak publik.

Begitu pula Credit History. Untuk staf umum di perusahaan manufaktur, komponen ini dapat bersifat relevan. Namun, jika staf tersebut bekerja di fungsi keuangan atau memiliki akses terhadap rekening perusahaan, tingkat kepentingannya dapat meningkat.

• Perbankan dan keuangan: Kebutuhan verifikasi dapat lebih ketat karena karakteristik risiko dan ketentuan sektor jasa keuangan. Komponen yang dipilih perlu disesuaikan dengan fungsi serta ketentuan yang berlaku.

• Teknologi dengan akses ke data atau infrastruktur sensitif: Verifikasi yang berkaitan dengan identitas, riwayat kerja, reputasi, dan aspek kepatuhan dapat menjadi lebih penting karena dampak dari akses terhadap sistem dan data dapat besar.

• Pendidikan dan layanan yang berhadapan dengan kelompok rentan: Aspek keselamatan dan kepatuhan dapat membuat pemeriksaan tertentu menjadi lebih relevan, sesuai hukum dan konteks pekerjaan.

• Perusahaan dengan operasi internasional: Global Watchlist Screening dan PEP Check dapat menjadi lebih relevan karena adanya exposure terhadap counterparties, regulasi, dan proses compliance lintas negara.

Bagaimana MEVIS Menentukan Paket yang Tepat?

Sebelum merekomendasikan paket, MEVIS perlu memahami konteks perusahaan dan posisi yang sedang direkrut. Proses konsultasi dapat dimulai dari beberapa pertanyaan utama:

1. Industri dan regulasi Di sektor apa perusahaan beroperasi? Apakah ada ketentuan sektoral atau standar compliance tertentu yang perlu diperhatikan?

2. Level dan fungsi posisi Apa jabatan kandidat, apa tanggung jawab utamanya, serta akses apa yang akan dimiliki terhadap data, sistem, uang, pelanggan, atau pihak eksternal?

3. Riwayat risiko rekrutmen Apakah perusahaan pernah mengalami bad hire atau menemukan jenis ketidaksesuaian tertentu dalam proses rekrutmen sebelumnya?

4. Volume dan kebutuhan waktu Berapa banyak kandidat yang perlu diproses dan seberapa cepat hasil screening dibutuhkan? Dari jawaban tersebut, MEVIS dapat menyusun rekomendasi yang lebih spesifik daripada sekadar memilih satu kolom pada tabel. Paket dapat didiskusikan dan disesuaikan berdasarkan prioritas risiko, kebutuhan operasional, serta anggaran perusahaan.

Paket Background Screening Harus Tetap Proporsional

Background screening melibatkan pemrosesan data pribadi, sehingga perusahaan perlu memastikan bahwa data yang diproses relevan dengan tujuan yang jelas dan dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Dalam konteks UU Pelindungan Data Pribadi, prinsip pemrosesan data mencakup antara lain relevansi dengan tujuan, keamanan, dan akuntabilitas.

Karena itu, rekomendasi paket sebaiknya tidak didasarkan pada prinsip semakin banyak semakin baik. Screening perlu memiliki alasan yang jelas: komponen yang dipilih harus membantu perusahaan menjawab risiko yang memang terkait dengan posisi dan proses rekrutmen.

Jika perusahaan menggunakan persetujuan sebagai dasar pemrosesan data pribadi, mekanisme persetujuan dan informasi yang diberikan kepada kandidat juga perlu disusun sesuai ketentuan yang berlaku.

Baca juga: UU PDP dan background check: panduan kepatuhan untuk HR dan proses rekrutmen modern.

Mengapa Screening Terlalu Banyak Juga Bisa Menjadi Masalah?

Screening yang terlalu sedikit dapat meninggalkan blind spot. Namun, screening yang terlalu luas tanpa dasar kebutuhan yang jelas juga dapat menimbulkan persoalan.

Pertama, ada pertimbangan proporsionalitas. Pemeriksaan yang tidak memiliki hubungan yang jelas dengan tujuan rekrutmen atau tanggung jawab posisi perlu dipertimbangkan kembali agar pemrosesan data tidak berlebihan.

Kedua, ada pertimbangan anggaran. Biaya untuk komponen yang tidak memberikan nilai tambahan bagi keputusan rekrutmen dapat lebih baik dialokasikan pada verifikasi yang benar-benar relevan atau pada perluasan cakupan screening untuk posisi yang memiliki risiko lebih tinggi.

Ketiga, ada pertimbangan waktu. Proses tambahan yang tidak diperlukan dapat memperpanjang recruitment cycle. Dalam situasi ketika kandidat berkualitas memiliki beberapa pilihan pekerjaan, proses yang terlalu panjang dapat meningkatkan risiko kehilangan kandidat.

Karena itu, paket background screening yang baik bukanlah paket dengan komponen terbanyak. Paket yang baik adalah paket yang cukup untuk membantu menutup risiko nyata, proporsional terhadap posisi, dan dapat dijelaskan secara rasional

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah tabel rekomendasi MEVIS bersifat mutlak?

Tidak. Tabel tersebut merupakan panduan awal berbasis level risiko dan best practice. Rekomendasi dapat berubah berdasarkan industri, fungsi posisi, akses kandidat, regulasi yang relevan, dan kebutuhan perusahaan.

2. Apakah perusahaan harus menggunakan satu paket untuk semua level?

Tidak selalu. Satu paket standar dapat masuk akal untuk mass recruitment dengan posisi yang relatif homogen. Namun, jika tingkat risiko antarposisi berbeda jauh, pendekatan berbasis level dan fungsi biasanya memberikan penyesuaian yang lebih tepat.

3. Apakah semua 15 komponen tersedia dan relevan untuk setiap perusahaan?

Tidak semua komponen otomatis relevan untuk setiap perusahaan atau posisi. Beberapa pengecekan juga memiliki ketentuan akses dan proses yang perlu dikonfirmasi berdasarkan konteksnya. MEVIS dapat membantu menentukan komponen yang sesuai dengan kebutuhan screening perusahaan.

4. Kapan perusahaan sebaiknya menggunakan Credit History Check?

Komponen ini sebaiknya dipertimbangkan berdasarkan relevansi terhadap tanggung jawab posisi, misalnya ketika kandidat akan memegang fungsi atau akses yang berkaitan erat dengan risiko finansial. Penggunaan dan akses data perlu mengikuti ketentuan yang berlaku.

5. Bagaimana cara menentukan paket background screening yang tepat?

Mulailah dengan memetakan level jabatan, fungsi, akses, industri, regulasi, dan risiko yang ingin dikelola. Setelah itu, tentukan komponen verifikasi yang paling relevan. MEVIS dapat membantu perusahaan melakukan pemetaan tersebut sebelum paket final ditentukan.

Referensi

PDDIKTI Kemendikbud - Verifikasi Data Pendidikan Tinggi: https://pddikti.kemdikbud.go.id

UU Perlindungan Data Pribadi No.27/2022: https://peraturan.bpk.go.id/Details/228547/uu-no-27-tahun-2022

Otoritas Jasa Keuangan - Regulasi Industri Keuangan Indonesia: https://www.ojk.go.id

SHRM - Background Check Best Practices: https://www.shrm.org

MEVIS - Layanan Background Screening Indonesia: https://mevisindo.com

Diskusikan Paket Background Screening yang Tepat dengan MEVIS

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan screening yang berbeda. MEVIS membantu perusahaan menentukan paket background screening berdasarkan profil risiko, level jabatan, industri, fungsi posisi, dan kebutuhan rekrutmen.

Mulai dari Rp100.000 per kandidat | Akses Platform ONYX | mevisindo.com