Background Screening: 3 Kesalahan Fatal yang Sering Dilakukan HR Saat Pertama Kali

Semakin banyak perusahaan di Indonesia mulai menerapkan background screening untuk mengurangi risiko bad hiring dan meningkatkan kualitas rekrutmen. Namun, banyak tim HR yang baru pertama kali menjalankan proses background screening masih melakukan kesalahan mendasar yang membuat proses employee verification tidak berjalan optimal. Akibatnya, informasi penting tentang kandidat dapat terlewat sebelum keputusan hiring dibuat.

Kesalahan tersebut bukan terjadi karena kurang teliti, melainkan karena masih banyak asumsi yang keliru mengenai proses verifikasi kandidat. Padahal, dengan pendekatan yang tepat, background screening dapat menjadi alat yang efektif untuk membantu HR mengambil keputusan rekrutmen yang lebih akurat dan terukur.

Kabar baiknya, ketiga kesalahan ini dapat dihindari jika Anda memahami sejak awal praktik background screening dan employee verification yang benar.

Kesalahan 1: Mengandalkan SKCK sebagai Satu-Satunya Verifikasi

Ini adalah kesalahan yang paling umum dan yang dampaknya paling sering tidak disadari sampai ada masalah yang terjadi.

Logikanya terasa masuk akal: kalau SKCK bersih, berarti orang ini tidak punya masalah. Tapi ada gap besar antara logika itu dengan realitasnya.

SKCK adalah Surat Keterangan Catatan Kepolisian. Yang ditunjukkan oleh SKCK adalah "tidak ada catatan kriminal yang tercatat di kepolisian." Itu saja. Bukan lebih dari itu.

Artinya, SKCK tidak mengatakan apa-apa tentang apakah kandidat pernah terlibat dalam kasus fraud yang diselesaikan secara internal di perusahaan sebelumnya, kasus pelanggaran etika yang tidak sampai jadi perkara pidana, masalah dengan vendor atau mitra bisnis yang diselesaikan di luar jalur hukum, atau pola perilaku bermasalah yang tidak pernah dilaporkan ke polisi.

Banyak kasus fraud, penggelapan kecil, atau pelanggaran kepercayaan di lingkungan kerja yang diselesaikan tanpa proses hukum formal karena perusahaan ingin menghindari publisitas negatif atau karena prosesnya dianggap terlalu panjang. Kandidat yang terlibat dalam kasus seperti itu tidak akan memiliki SKCK yang bermasalah.

Takeaway yang Harus Diingat

SKCK adalah syarat minimum, bukan jaminan. SKCK yang bersih hanya berarti tidak ada catatan kriminal yang tercatat. Verifikasi yang sesungguhnya memerlukan konfirmasi ke perusahaan terdahulu, wawancara referensi, dan pengecekan sumber lain yang independen.

Cara memperbaikinya: jadikan SKCK sebagai satu komponen dari proses verifikasi yang lebih luas, bukan sebagai pengganti verifikasi. Kombinasikan dengan konfirmasi riwayat kerja ke perusahaan terdahulu, wawancara referensi yang terstruktur, dan untuk posisi sensitif, pengecekan komponen tambahan yang relevan.

Baca juga: Masih bingung membedakan background check dan background screening? Pelajari perbedaanya agar perusahaan dapat memilih proses verifikasi kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan rekrutmen.

Kesalahan 2: Employee Verification Tidak Boleh Hanya Mengandalkan Dokumen Kandidat

Ini adalah jebakan yang terasa sangat logis tapi secara fundamental melewatkan titik paling penting dari seluruh proses verifikasi.

HR meminta kandidat membawa ijazah asli plus fotokopi, slip gaji dari perusahaan terakhir, surat referensi dari atasan sebelumnya, dan paklaring. Semua dokumen itu dicek, terlihat rapi dan konsisten, dan HR merasa proses verifikasi sudah selesai.

Tapi ada satu masalah mendasar: semua dokumen itu dipilih dan diserahkan oleh kandidat sendiri. Kandidat yang ingin memalsukan riwayat tidak akan menyerahkan dokumen yang mudah membuktikan ketidakjujuran mereka. Mereka akan menyerahkan dokumen yang terlihat benar.

Ijazah bisa dipalsukan dengan kualitas visual yang sangat tinggi. Paklaring bisa dibuat dari perusahaan yang tidak bisa dikonfirmasi keberadaannya. Surat referensi bisa ditulis oleh orang yang bukan atasan sesungguhnya. Slip gaji bisa dimodifikasi.

Verifikasi dari dokumen yang disodorkan kandidat pada dasarnya hanya mengecek konsistensi cerita yang sudah mereka siapkan, bukan memvalidasi apakah cerita itu sesuai dengan kenyataan.

Baca juga: Dokumen yang terlihat lengkap belum tentu mencerminkan kondisi sebenarnya. Kenali beberapa pola kebohongan CV yang paling sering ditemukan dalam proses employee verification agar proses rekrutmen lebih akurat.

Contoh Konkret

Kandidat menyerahkan paklaring dari perusahaan A yang terlihat sangat resmi dengan kop surat yang bagus. HR memeriksa dokumen tersebut dan tidak menemukan masalah. Yang tidak diperiksa adalah apakah nomor telepon yang tercantum di paklaring tersebut benar-benar nomor kantor perusahaan A, atau apakah perusahaan A bahkan bisa dikonfirmasi keberadaannya sebagai entitas yang terdaftar.

Cara memperbaikinya: selalu konfirmasi ke sumber yang independen dari informasi yang diberikan kandidat. Nomor telepon perusahaan terdahulu harus dicari sendiri secara independen, bukan dari kartu nama atau kontak yang diberikan kandidat. Keaslian ijazah harus dikonfirmasi melalui database resmi atau langsung ke institusi, bukan hanya dengan melihat fisik dokumennya.

Kesalahan 3: Melakukan Screening Setelah Offering Letter Keluar

Ini adalah kesalahan timing yang berdampak paling besar terhadap posisi perusahaan dalam proses rekrutmen.

Skenarionya umum terjadi: proses seleksi sudah selesai, keputusan sudah dibuat, kandidat sudah menyatakan bersedia, dan offering letter sudah diterbitkan. Baru kemudian screening dilakukan, sebagai "formalitas terakhir."

Masalahnya adalah jika screening menemukan sesuatu yang signifikan setelah offering letter sudah keluar, posisi perusahaan menjadi sangat tidak nyaman. Menarik kembali offering letter yang sudah diterbitkan berpotensi menimbulkan sengketa hukum. Kandidat bisa mengklaim telah bergantung pada penawaran tersebut dan mengalami kerugian akibat penarikan yang mendadak.

Akibatnya, banyak perusahaan yang akhirnya melanjutkan proses hiring meski ada temuan yang bermasalah, karena biaya dan risiko hukum dari pembatalan dianggap lebih besar dari risiko melanjutkan. Dan ini persis adalah situasi yang tidak ingin dihadapi siapa pun.

Situasi menjadi lebih kompleks lagi jika kandidat sudah mengundurkan diri dari pekerjaan sebelumnya berdasarkan offering letter yang sudah diterima. Penarikan kembali dalam kondisi seperti itu bukan hanya masalah hukum tapi juga masalah etika yang berdampak terhadap reputasi perusahaan sebagai employer.

Takeaway yang Harus Diingat

Lakukan background screening sebelum offering letter diterbitkan, bukan sesudahnya. Jika tekanan waktu tidak memungkinkan, gunakan "conditional offer" yang secara eksplisit menyatakan bahwa penawaran ini berlaku dengan syarat hasil background screening yang memuaskan. Pastikan klausul ini dikomunikasikan dengan jelas kepada kandidat sejak awal.

Cara memperbaikinya: integrasikan background screening ke dalam timeline proses seleksi, bukan sebagai tambahan di akhir.

Pelajari juga: Ingin menerapkan background screening tetapi masih mempertimbangkan anggarannya? Simak panduan biaya background check di Indonesia agar proses rekrutmen tetap efektif dan efisien.

Idealnya, screening dimulai setelah kandidat masuk shortlist final dan sebelum keputusan hire dibuat. Jika ada tekanan untuk bergerak cepat, gunakan conditional offer yang dilindungi secara hukum.

Bonus: 3 Langkah Pertama yang Bisa Diambil Hari Ini

Kalau Anda baru mulai membangun proses background screening dan tidak tahu dari mana, tiga langkah ini bisa diambil hari ini tanpa perlu setup yang rumit.

Tentukan profil screening paling basic sesuai kebutuhan Anda. Fokus terlebih dulu pada KTP, riwayat kerja, dan riwayat pendidikan. Dari situ, bangun ke yang lain secara bertahap.

Mulai dari verifikasi ijazah dan riwayat kerja sebagai dua komponen paling krusial. Jangan langsung mencoba melakukan segalanya sekaligus. Satu per satu, tapi konsisten.

Buat SOP sederhana: dokumentasikan langkah-langkahnya dalam satu file atau di sistem HR Anda. Konsistensi jauh lebih penting daripada hasil cepat, terutama di awal.

Ingat, Anda tidak harus langsung menjadi ahli. Yang penting adalah mulai hari ini, dengan langkah kecil yang konsisten. Itulah yang bikin proses hiring semakin kuat dan keputusan semakin percaya diri.

Baca juga: Tahukah Anda bahwa 46% karyawan baru gagal dalam 18 bulan pertama? Pelajari penyebabnya dan bagaimana background screening membantu mengurangi risiko bad hiring.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

• Apakah ketiga kesalahan ini berlaku untuk perusahaan dari semua ukuran?

Ya. Perusahaan kecil dengan tim HR satu orang justru lebih rentan terhadap ketiga kesalahan ini karena keterbatasan waktu dan resources. Tapi dampaknya juga lebih besar karena setiap individu yang bergabung membawa porsi tanggung jawab yang lebih besar dalam organisasi yang lebih kecil.

• Seberapa umum kesalahan-kesalahan ini terjadi?

Sangat umum. Dari interaksi kami dengan klien baru, sebagian besar datang dengan setidaknya satu dari tiga kesalahan ini sudah ada dalam proses mereka sebelumnya. Ini bukan kegagalan HR, tapi konsekuensi dari kurangnya panduan yang praktis dan spesifik tentang apa yang efektif dalam proses verifikasi.

• Apa yang harus dilakukan jika sudah terlanjur menerbitkan offering letter sebelum screening selesai?

Konsultasikan dengan tim legal internal Anda untuk mengetahui opsi yang tersedia. Jika ada temuan signifikan, conditional offer yang dipahami kedua pihak memberikan perlindungan yang lebih baik dari unconditional offer. Untuk ke depannya, revisi SOP rekrutmen untuk memastikan screening diselesaikan sebelum offering letter apapun diterbitkan.

• Di mana bisa mendapatkan panduan lengkap beserta template untuk menghindari kesalahan-kesalahan ini?

E-book gratis MEVIS "Jangan Rekrut Orang Asing" membahas kesalahan-kesalahan ini secara detail beserta panduan praktis dan template yang bisa langsung digunakan. Kirim WhatsApp ke 0812-1268-0072 untuk mendapatkan salinannya langsung.

Referensi

SHRM - Background Check Timing Best Practices: https://www.shrm.org

EEOC - Pre-Employment Background Check Guidelines: https://www.eeoc.gov/pre-employment-inquiries-and-background-checks

UU No.27/2022 - Perlindungan Data Pribadi: https://peraturan.bpk.go.id/Details/228547/uu-no-27-tahun-2022

PDDIKTI Kemendikbud - Verifikasi Pendidikan Tinggi: https://pddikti.kemdikbud.go.id

HireRight 2024 Employment Screening Benchmark Report: https://www.hireright.com/resources/view/2024-hireright-employment-screening-benchmark-report

MEVIS - Background Screening Indonesia: https://mevisindo.com

Mau Mengurangi Risiko Bad Hiring dengan Background Screening?

Dapatkan E-Book Gratis: "Jangan Rekrut Orang Asing"

Panduan background screening praktis dari sesama teman HRD.

Kirim WhatsApp ke: 0812-1268-0072

Tim MEVIS akan kirimkan e-book langsung ke kamu. Gratis. Tanpa komitmen.

Atau kunjungi: mevisindo.com | Mulai screening dari Rp100.000 per kandidat